Allgemeine Geschäftsbedingungen

Stand: Mai 2026

1. Geltungsbereich und Vertragsparteien

1.1 Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten für alle Verträge zwischen
ZahlFix UG (haftungsbeschränkt) i. G.,
vertreten durch den Geschäftsführer Vishnu Gopan Suresh,
Rheinstraße 20, 12161 Berlin, Deutschland,
Telefon: +49 151 520 88 398, E-Mail: info@zahlfix.com,
nachfolgend „ZahlFix“,
und ihren Kunden, nachfolgend „Kunde“.

1.2 ZahlFix erbringt Leistungen ausschließlich gegenüber Unternehmern im Sinne des § 14 BGB, juristischen Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtlichen Sondervermögen. Verträge mit Verbrauchern im Sinne des § 13 BGB werden nicht geschlossen.

1.3 Diese AGB gelten ausschließlich. Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden werden nur dann Vertragsbestandteil, wenn ZahlFix ihrer Geltung ausdrücklich in Textform zugestimmt hat.

1.4 Individuelle Vereinbarungen zwischen ZahlFix und dem Kunden haben Vorrang vor diesen AGB.

1.5 Diese AGB gelten auch für künftige Geschäftsbeziehungen mit demselben Kunden, sofern ZahlFix bei Vertragsschluss auf sie verweist oder sie wirksam einbezogen werden.

2. Vertragsgegenstand und Leistungsumfang

2.1 ZahlFix erbringt digitale, kaufmännische Dienstleistungen im Bereich der Finanzorganisation und der vorbereitenden Buchhaltungsprozesse.

2.2 Zum Leistungsumfang können, je nach gesondertem Angebot, insbesondere gehören:

2.3 Art, Umfang, Vergütung und Laufzeit der konkret geschuldeten Leistungen ergeben sich ausschließlich aus dem jeweiligen Angebot, Einzelvertrag oder einer gesonderten Leistungsbeschreibung.

2.4 Die auf der Website dargestellten Leistungen stellen kein verbindliches Angebot dar, sondern eine allgemeine Leistungsübersicht.

3. Ausdrückliche Abgrenzung: Keine Steuerberatung und keine Rechtsberatung

3.1 ZahlFix erbringt keine Steuerberatung. ZahlFix nimmt insbesondere keine eigenständige steuerliche Würdigung, keine steuerliche Gestaltungsberatung und keine verbindliche steuerliche Beurteilung einzelner Sachverhalte vor.

3.2 ZahlFix erstellt keine Jahresabschlüsse, keine Einnahmen-Überschuss-Rechnungen, keine Steuererklärungen und keine Umsatzsteuer-Voranmeldungen, soweit diese Tätigkeiten nicht gesetzlich ausdrücklich zulässig und gesondert vereinbart sind.

3.3 ZahlFix entscheidet nicht verbindlich über Umsatzsteuersätze, Steuerbefreiungen, Vorsteuerabzug, steuerliche Behandlung einzelner Geschäftsvorfälle oder sonstige steuerliche Rechtsfolgen.

3.4 ZahlFix erbringt keine Rechtsberatung. ZahlFix nimmt insbesondere keine rechtliche Prüfung des Einzelfalls vor und gibt keine verbindlichen rechtlichen Empfehlungen oder Bewertungen ab.

3.5 ZahlFix betreibt kein Inkasso im Sinne des Rechtsdienstleistungsgesetzes. ZahlFix zieht keine fremden Forderungen als eigenständiges Geschäft ein und erhebt keine Inkassogebühren. Unterstützungen im Bereich offener Posten beschränken sich auf kaufmännische Organisation, Übersicht, Erinnerung und Weiterleitung im rechtlich zulässigen Rahmen.

3.6 Soweit bei der Bearbeitung steuerliche oder rechtliche Fragen oder Auffälligkeiten entstehen, beschränkt sich ZahlFix auf die Kennzeichnung, Dokumentation und organisatorische Weiterleitung an den Kunden sowie auf Wunsch an dessen Steuerberater, eine Partner-Steuerkanzlei oder einen Rechtsberater.

3.7 Steuerliche Beratung, Jahresabschlüsse, Steuererklärungen und rechtliche Beratung erfolgen ausschließlich durch hierzu befugte Personen oder Gesellschaften.

4. Zusammenarbeit mit Steuerberatern und Partner-Steuerkanzleien

4.1 Soweit der Kunde dies wünscht oder soweit dies für eine ordnungsgemäße Durchführung der beauftragten Leistungen erforderlich ist, kann ZahlFix organisatorisch mit dem Steuerberater des Kunden oder mit einer Partner-Steuerkanzlei zusammenarbeiten.

4.2 Steuerliche Leistungen werden ausschließlich durch die jeweilige Steuerberaterin, den jeweiligen Steuerberater oder die jeweilige Steuerberatungsgesellschaft erbracht.

4.3 Ein steuerlicher Beratungsvertrag kommt ausschließlich zwischen dem Kunden und dem jeweiligen Steuerberater bzw. der jeweiligen Steuerberatungsgesellschaft zustande. ZahlFix wird in diesem Verhältnis nicht Vertragspartner.

4.4 ZahlFix haftet nicht für steuerliche oder rechtliche Leistungen, Auskünfte, Fristen, Erklärungen oder Arbeitsergebnisse externer Steuerberater, Steuerkanzleien, Rechtsanwälte oder sonstiger vom Kunden beauftragter Dritter.

4.5 Der Kunde erteilt ZahlFix, soweit erforderlich, die Zustimmung, mit dem vom Kunden benannten Steuerberater oder der Partner-Steuerkanzlei im Rahmen der beauftragten Leistungen organisatorisch zu kommunizieren und hierfür erforderliche Unterlagen und Informationen weiterzuleiten.

5. Vertragsschluss

5.1 Der Kunde kann über die Website, per E-Mail, telefonisch oder auf sonstigem Weg eine unverbindliche Anfrage stellen.

5.2 ZahlFix unterbreitet dem Kunden auf Grundlage der Anfrage ein individuelles Angebot in Textform. Dieses Angebot kann insbesondere Leistungsumfang, Vergütung, Laufzeit, Kündigungsfristen und besondere Mitwirkungspflichten enthalten.

5.3 Ein Vertrag kommt zustande, wenn der Kunde das Angebot von ZahlFix in Textform annimmt oder wenn ZahlFix mit ausdrücklicher Zustimmung des Kunden mit der Leistungserbringung beginnt.

5.4 ZahlFix ist nicht verpflichtet, Anfragen anzunehmen oder ein Vertragsverhältnis zu begründen.

6. Mitwirkungspflichten des Kunden

6.1 Der Kunde ist verpflichtet, ZahlFix alle für die Leistungserbringung erforderlichen Informationen, Belege, Daten, Zugänge und Unterlagen vollständig, richtig, geordnet und fristgerecht zur Verfügung zu stellen.

6.2 Der Kunde trägt die Verantwortung für die sachliche, inhaltliche, steuerliche und rechtliche Richtigkeit der von ihm bereitgestellten Daten, Belege, Verträge, Rechnungen und sonstigen Unterlagen.

6.3 Der Kunde stellt sicher, dass er zur Übermittlung der Daten und Unterlagen an ZahlFix berechtigt ist und dass die Übermittlung personenbezogener Daten datenschutzkonform erfolgt.

6.4 Soweit für die Verarbeitung personenbezogener Daten eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO erforderlich ist, schließen die Parteien diese vor Beginn der entsprechenden Verarbeitung.

6.5 Der Kunde ist verpflichtet, ZahlFix unverzüglich über Änderungen seiner Unternehmensdaten, Kontaktdaten, steuerlichen Stammdaten, Ansprechpartner, Systeme, Zugänge oder sonstiger für die Leistungserbringung relevanter Umstände zu informieren.

6.6 Kommt der Kunde seinen Mitwirkungspflichten nicht, nicht rechtzeitig oder nicht vollständig nach, kann ZahlFix die Leistungserbringung bis zur ordnungsgemäßen Mitwirkung aussetzen. Hierdurch entstehende Verzögerungen, Mehraufwände und Nachteile trägt der Kunde.

6.7 ZahlFix ist nicht verpflichtet, vom Kunden bereitgestellte Daten und Unterlagen ohne gesonderte Vereinbarung umfassend auf Vollständigkeit, steuerliche Richtigkeit oder rechtliche Richtigkeit zu überprüfen.

7. Rechnungsstellung im Namen des Kunden

7.1 Soweit dies gesondert beauftragt wird, unterstützt ZahlFix den Kunden bei der Erstellung und Versendung von Ausgangsrechnungen im Namen und Auftrag des Kunden.

7.2 Die Rechnungen werden ausschließlich auf Grundlage der vom Kunden bereitgestellten oder freigegebenen Angaben erstellt.

7.3 Der Kunde bleibt Rechnungsaussteller und verantwortlich für Inhalt, Richtigkeit, Vollständigkeit, Leistungsbeschreibung, Rechnungsadressaten, Steuersatz, Steuerbefreiung, Pflichtangaben und sonstige rechtliche oder steuerliche Anforderungen.

7.4 ZahlFix nimmt keine eigenständige steuerliche Beurteilung der Rechnung vor. Auffälligkeiten können von ZahlFix gekennzeichnet und auf Wunsch an den Kunden oder an einen Steuerberater bzw. eine Partner-Steuerkanzlei weitergeleitet werden.

8. Kaufmännische Rechnungsprüfung

8.1 Soweit beauftragt, prüft ZahlFix Eingangsrechnungen im Rahmen einer kaufmännischen Rechnungsprüfung.

8.2 Die kaufmännische Rechnungsprüfung beschränkt sich insbesondere auf Vollständigkeit, Plausibilität, rechnerische Auffälligkeiten und Übereinstimmung mit den vom Kunden bereitgestellten Vereinbarungen, Bestellungen, Lieferscheinen oder sonstigen Unterlagen.

8.3 ZahlFix nimmt keine steuerliche oder rechtliche Prüfung der Rechnung vor. Insbesondere entscheidet ZahlFix nicht verbindlich über Umsatzsteuersätze, Vorsteuerabzug, steuerliche Behandlung, zivilrechtliche Wirksamkeit, Einwendungen oder Zahlungspflichten.

8.4 Steuerliche oder rechtliche Auffälligkeiten werden, soweit erkennbar, lediglich gekennzeichnet und auf Wunsch des Kunden an den Kunden, dessen Steuerberater, eine Partner-Steuerkanzlei oder einen Rechtsberater weitergeleitet.

9. Zahlungsorganisation und offene Posten

9.1 Soweit beauftragt, unterstützt ZahlFix den Kunden bei der kaufmännischen Organisation offener Posten, Zahlungsübersichten, Fälligkeitslisten und internen Zahlungsprozessen.

9.2 ZahlFix führt keine Zahlungen im Namen des Kunden aus, sofern dies nicht ausdrücklich, gesondert und rechtlich zulässig vereinbart ist.

9.3 ZahlFix übernimmt keine eigenständige Einziehung fremder Forderungen als Inkassodienstleistung. Kaufmännische Zahlungserinnerungen erfolgen ausschließlich im rechtlich zulässigen Rahmen und ohne rechtliche Prüfung des Einzelfalls.

9.4 Gerichtliche Mahnverfahren, Klagen, Vollstreckungsmaßnahmen oder sonstige rechtliche Forderungsdurchsetzung sind nicht Gegenstand der Leistungen von ZahlFix.

10. Vergütung und Zahlungsbedingungen

10.1 Die Vergütung ergibt sich aus dem jeweiligen Angebot, Einzelvertrag oder einer gesonderten Preisvereinbarung.

10.2 Alle Preise verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer, soweit diese anfällt und nichts anderes vereinbart ist.

10.3 Soweit nichts anderes vereinbart ist, erfolgt die Abrechnung monatlich. Rechnungen sind innerhalb von 14 Tagen nach Zugang ohne Abzug zur Zahlung fällig.

10.4 Gerät der Kunde in Zahlungsverzug, ist ZahlFix berechtigt, Verzugszinsen in gesetzlicher Höhe geltend zu machen.

10.5 ZahlFix ist berechtigt, Leistungen zurückzuhalten oder auszusetzen, solange sich der Kunde mit fälligen Zahlungen im Verzug befindet, sofern dies dem Kunden zuvor angekündigt wurde und keine zwingenden Gründe entgegenstehen.

10.6 Aufrechnungsrechte stehen dem Kunden nur zu, wenn seine Gegenansprüche rechtskräftig festgestellt, unbestritten oder von ZahlFix anerkannt sind. Ein Zurückbehaltungsrecht besteht nur, soweit der Gegenanspruch auf demselben Vertragsverhältnis beruht.

11. Laufzeit und Kündigung

11.1 Laufzeit und Kündigungsfristen ergeben sich aus dem jeweiligen Angebot oder Einzelvertrag.

11.2 Soweit nichts anderes vereinbart ist, gilt ein unbefristeter Vertrag mit einer Kündigungsfrist von einem Monat zum Monatsende.

11.3 Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

11.4 Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor, wenn:

11.5 Jede Kündigung bedarf der Textform.

12. Nutzungsrechte an Arbeitsergebnissen

12.1 ZahlFix räumt dem Kunden an den von ZahlFix erstellten Auswertungen, Übersichten, Reports, Vorlagen und sonstigen Arbeitsergebnissen ein einfaches, nicht ausschließliches und nicht übertragbares Nutzungsrecht für eigene betriebliche Zwecke ein.

12.2 Eine Weitergabe an Steuerberater, Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer, Banken, Behörden oder vergleichbare Stellen ist zulässig, soweit dies für betriebliche Zwecke, gesetzliche Pflichten oder die Zusammenarbeit mit diesen Stellen erforderlich ist.

12.3 Rechte an von ZahlFix eingesetzten internen Vorlagen, Prozessen, Templates, Systemen, Know-how, Automatisierungen oder sonstigen Arbeitsmitteln werden nicht übertragen.

13. Vertraulichkeit

13.1 ZahlFix behandelt alle vertraulichen Informationen, Unterlagen, Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse des Kunden vertraulich.

13.2 Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nur, soweit dies zur Vertragsdurchführung erforderlich ist, der Kunde eingewilligt hat oder eine gesetzliche Verpflichtung besteht.

13.3 Die Vertraulichkeitspflicht gilt auch nach Beendigung des Vertragsverhältnisses fort.

13.4 Der Kunde verpflichtet sich ebenfalls, vertrauliche Informationen, interne Unterlagen, Preise, Prozesse, Vorlagen, Systeme und Geschäftsgeheimnisse von ZahlFix vertraulich zu behandeln.

14. Datenschutz

14.1 Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt nach den geltenden datenschutzrechtlichen Vorschriften.

14.2 Einzelheiten zur Verarbeitung personenbezogener Daten durch ZahlFix ergeben sich aus der Datenschutzerklärung auf der Website.

14.3 Soweit ZahlFix personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, schließen die Parteien vor Beginn der Verarbeitung eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.

14.4 Der Kunde bleibt dafür verantwortlich, dass die Übermittlung personenbezogener Daten an ZahlFix rechtmäßig erfolgt und erforderliche Informationspflichten gegenüber betroffenen Personen erfüllt werden.

15. Haftung

15.1 ZahlFix haftet unbeschränkt für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit sowie für Schäden, die auf vorsätzlicher oder grob fahrlässiger Pflichtverletzung von ZahlFix, ihren gesetzlichen Vertretern oder Erfüllungsgehilfen beruhen.

15.2 Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet ZahlFix nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten. Wesentliche Vertragspflichten sind Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf.

15.3 Bei einfacher fahrlässiger Verletzung wesentlicher Vertragspflichten ist die Haftung von ZahlFix auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt.

15.4 Eine Haftung für mittelbare Schäden, entgangenen Gewinn, ausgebliebene Einsparungen oder Folgeschäden ist ausgeschlossen, soweit gesetzlich zulässig und soweit kein Fall von Ziffer 15.1 vorliegt.

15.5 ZahlFix haftet nicht für Schäden, die darauf beruhen, dass der Kunde unrichtige, unvollständige, verspätete oder nicht freigegebene Daten, Belege, Rechnungen, Verträge oder sonstige Unterlagen bereitgestellt hat.

15.6 ZahlFix haftet nicht für steuerliche oder rechtliche Bewertungen, Entscheidungen, Erklärungen oder Fristversäumnisse, soweit diese nicht zum geschuldeten Leistungsumfang von ZahlFix gehören.

15.7 ZahlFix haftet nicht für Leistungen externer Steuerberater, Steuerkanzleien, Rechtsanwälte, Dienstleister oder sonstiger Dritter, die vom Kunden beauftragt wurden oder mit denen der Kunde ein eigenes Vertragsverhältnis begründet.

15.8 Die Haftungsbeschränkungen gelten nicht, soweit ZahlFix eine Garantie übernommen hat, einen Mangel arglistig verschwiegen hat oder zwingende gesetzliche Haftungsvorschriften entgegenstehen.

16. Grenzen der Tätigkeit nach dem Steuerberatungsgesetz und Rechtsdienstleistungsgesetz

16.1 ZahlFix erbringt ausschließlich kaufmännische Dienstleistungen im Rahmen der gesetzlich zulässigen Tätigkeiten, insbesondere im Sinne des § 6 Steuerberatungsgesetz.

16.2 ZahlFix erbringt keine unbefugte Hilfeleistung in Steuersachen.

16.3 ZahlFix erbringt keine Rechtsdienstleistungen im Sinne des Rechtsdienstleistungsgesetzes, soweit hierfür eine besondere Erlaubnis erforderlich ist.

16.4 Hinweise von ZahlFix zur formalen, technischen, organisatorischen oder kaufmännischen Bearbeitung von Belegen, Rechnungen, Unterlagen, Zahlungsübersichten oder Prozessen stellen keine steuerliche oder rechtliche Beratung dar.

16.5 Der Kunde erkennt an, dass steuerliche und rechtliche Fragen ausschließlich durch hierzu befugte Personen oder Stellen zu prüfen sind.

17. Elektronische Kommunikation

17.1 Die Kommunikation zwischen ZahlFix und dem Kunden erfolgt regelmäßig per E-Mail oder über andere abgestimmte digitale Kommunikationskanäle.

17.2 Der Kunde ist verpflichtet, sicherzustellen, dass die von ihm angegebenen E-Mail-Adressen und Kommunikationskanäle erreichbar sind und regelmäßig kontrolliert werden.

17.3 Der Kunde ist verpflichtet, ZahlFix unverzüglich über Änderungen seiner Kontaktdaten oder Zustelladressen zu informieren.

17.4 Vertrauliche oder besonders sensible Unterlagen sollen nur über die von ZahlFix vorgesehenen oder mit ZahlFix abgestimmten sicheren Übermittlungswege übermittelt werden.

18. Änderungen der AGB

18.1 ZahlFix kann diese AGB mit Wirkung für die Zukunft ändern, wenn hierfür ein sachlicher Grund besteht und die Änderung für den Kunden zumutbar ist.

18.2 Sachliche Gründe können insbesondere Änderungen der Rechtslage, Änderungen der Rechtsprechung, technische Weiterentwicklungen, Änderungen des Leistungsangebots oder organisatorische Änderungen sein.

18.3 ZahlFix informiert den Kunden über wesentliche Änderungen in Textform. Widerspricht der Kunde der Änderung nicht innerhalb von sechs Wochen nach Zugang der Mitteilung, gelten die Änderungen als genehmigt, sofern ZahlFix den Kunden in der Änderungsmitteilung ausdrücklich auf diese Folge hingewiesen hat.

18.4 Widerspricht der Kunde fristgerecht, gelten die bisherigen AGB fort. ZahlFix ist in diesem Fall berechtigt, das Vertragsverhältnis ordentlich zu kündigen, sofern eine Fortführung zu den bisherigen Bedingungen für ZahlFix unzumutbar ist.

19. Schlussbestimmungen

19.1 Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

19.2 Ist der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit dem Vertragsverhältnis der Sitz von ZahlFix. ZahlFix ist jedoch berechtigt, den Kunden auch an seinem allgemeinen Gerichtsstand zu verklagen.

19.3 Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB ganz oder teilweise unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. An die Stelle der unwirksamen oder undurchführbaren Bestimmung tritt, soweit gesetzlich zulässig, diejenige wirksame Regelung, die dem wirtschaftlichen Zweck der ursprünglichen Bestimmung am nächsten kommt. Entsprechendes gilt für Regelungslücken.

20. Vorrang individueller Vereinbarungen

20.1 Individuelle Vereinbarungen zwischen ZahlFix und dem Kunden, insbesondere im Angebot, Einzelvertrag, Leistungsnachweis oder in einer gesonderten schriftlichen Vereinbarung, haben Vorrang vor diesen AGB.

20.2 Ergänzend zu diesen AGB kann ZahlFix mit dem Kunden eine gesonderte Leistungsbeschreibung, eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung, eine Mandantenbestätigung über den Leistungsumfang oder sonstige Anlagen vereinbaren.